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Anleitung

System :: Installation :: Bedienung :: Hinweise :: Versionsverlauf :: Hintergrund :: Weiteres 

ReNoNet 2004
Rechnungsnummer Add-In für Word und Excel

Übersicht - Version 1.1

ReNoNet ist ein für den Einsatz in kleinen Netzwerken geeignetes Tools zum Einfügen und Verwalten von fortlaufenden (Rechnungs-) Nummern in Word und/oder Excel Dokumenten. Es ist möglich mehrere Nummernkreise mit unterschiedlichen Einstellungen und Formatierungen zu verwalten. Diese Einstellungen werden in frei editierbaren Zählerdateien gespeichert. In einer zentralen Log-Datei werden sämtliche vergebene Nummern mit Datum, Uhrzeit und Benutzernamen gespeichert.

ReNoNet arbeitet in zwei Modi: Adminmodus und Clientmodus. Im Adminmodus kann der Benutzer alle ReNoNet-Einstellungen ändern, wie etwa den Zählerstand frei bestimmen, das Format der Nummern ändern etc. Der Clientmodus erlaubt nur die Auswahl von Nummernkreisen (den sog. ReNoNet-Zählerdateien).

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Systemvoraussetzungen

• Benötigte Anwendung: Microsoft Word und/oder Excel ab Version 2000 (2000, 2002 (XP) oder 2003 werden unterstützt). Programme aus dem Office 97 Paket werden nicht unterstützt.
• Betriebssystem: Microsoft Windows 2000 und XP; andere Betriebssysteme sollten unterstützt werden, sind allerdings nicht eingängig getestet worden.

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Hinweise zur Installation

Generell: Vor der Installation stellen Sie bitte sicher, dass keine Microsoft Office Programme (Word, Excel, Outlook) ausgeführt werden. ReNoNet kann ansonsten nicht richtig installiert werden. Während der Installation müssen Sie festlegen, ob sie eine Admin- oder Client- Installation vornehmen möchten. Der Unterschied wird unter Bedienung erläutert.

Vorgehen: Führen Sie in einem Netzwerk immer mindestens eine Admin-Installation aus, damit ReNoNet auch administriert werden kann (Der Installationsmodus kann nachträglich geändert werden). Es empfiehlt sich folgendes Vorgehen (für weitere Erläuterungen siehe Bedienung):

• Eine ReNoNet Admin-Installation durchführen.
• Im Adminmodus Zähler in jeweils eigenen Zählerdateien anlegen. Diese Zählerdateien sollten in einem freigegeben Netzwerkordner gespeichert werden.
• Die ReNoNet Client-Installationen auf anderen Arbeitsplätzen durchführen.
• Im Clientmodus das Add-In auf jeden lizenzierten Arbeitsplatz mit den zuvor angelegten Zählerdateien konfigurieren.
• Nummernkreise (Verweise auf einzelne Zählerdateien) können später im Admin- oder Clientmodus verwaltet werden.

Bei Updates: Um ganz sicher zu gehen, dass eine Update-Installation erfolgreich ausgeführt werden kann, deinstallieren Sie bitte die alte Version des ReNoNet Add-Ins. Ihre Einstellungen bleiben erhalten, wenn sie die neue Version wieder in den selben Ordner installieren.

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Bedienung

Die ReNoNet Symbolleiste

Nach der Installation des Add-Ins wird beim nächsten Start von Word oder Excel die neue Symbolleiste "ReNoNet" angelegt (siehe Abbildung 1).

Abb. 1: Die ReNoNet Symbolleiste in Word und/oder Excel

Über die ReNoNet Symbolleiste können vier Funktionen ausgeführt werden:

1. Symbol #: Fortlaufende Nummer der aktuellen Zählerdatei einfügen: in Word fügt diese Funktion die Nummer an der aktuellen Textposition ein; in geschützten Wordformularen muss ein Textformularfelder mit dem vorgegeben Namen "ReNo" vorhanden sein; in Excel überschreibt sie den Inhalt der aktiven Zelle (die Zelle darf jedoch nicht zum Bearbeiten oder zur Formeleingabe aktiv sein).
2. Neu in 1.1: Dropdownliste Nummernkreis: Mit dieser Dropdownliste kann schnell zwischen Nummerkreisen (verschiedenen Zählerdateien) gewechselt werden.
3. Symbol Optionen: Einstellungen, Formatierungen, Auswählen der Nummernkreise, etc. Details hierzu siehe unten.
4. Symbol Info: Info-Dialog mit Versionsinformationen anzeigen.

Dialog Optionen: Zähler (nur im Adminmodus)

Abb. 2: Der Dialog Optionen im Adminmodus

Das Symbol Optionen erlaubt es im Adminmodus die Darstellung der Nummer zu formatieren und deren Startwert zu setzen. Sämtliche Einstellungen werden in einer Zählerdatei automatisch gespeichert, die auf dem zweiten Karteireiter "Pfade" ausgewählt werden kann.  Der Karteireiter Nummernkreise erlaubt es zwischen verschiedenen Zählerdateien zu wechseln.

Folgende Einstellungen können auf dem Karteireiter "Zähler" vorgenommen werden (siehe auch Abb. 2):

• Text vor: Text vor dem Datum.
• Datum: Jahr und Monat in unterschiedlicher Formatierung.
• Trennzeichen: Trennzeichen im Datum zwischen Monat und Jahr.
• Text danach: Text hinter dem Datum.
• Nächster Zähler: Die nächste Rechnungsnummer, die eingefügt wird.
• Stellen: Anzahl der Stellen des Zählers (und ggf. führende Nullen).
• Zähler vor Text und Datum: Regelt, ob der Zähler an erster oder letzter Stelle in der Rechnungsnummer angezeigt wird.

Wichtiger Hinweis zum Arbeiten im Adminmodus: Solange der Dialog Optionen im Adminmodus geöffnet ist, wird die aktive Zählerdatei gesperrt. Dies soll verhindern, dass zwischenzeitlich Zähleränderungen durch andere Benutzer erfolgen. Lassen Sie daher den Dialog nicht über einen längeren Zeitraum geöffnet, während an anderen Arbeitsplätze in der gleichen Zählerdatei gearbeitet wird.

Dialog Optionen: Pfade (Admin- und Clientmodus)

Abb. 3a: Der Dialog Optionen: Pfade im Adminmodus...

Im Clientmodus ist im Dialog Optionen nur der Karteireiter "Pfade"  (siehe Abb. 3b) sichtbar. Das ändern anderer Einstellungen ist nicht möglich. In einer Admin-Installation (siehe Abb. 3a) können Sie mehrere Nummernkreise als jeweils einzelne ReNoNet-Zählerdatei anlegen. Auf dem Karteireiter "Pfade" verwalten Sie diese Zählerdateien und den Pfad zur zentralen Logdatei.

• ReNoNet Zählerdatei: Sie können mit der kleinen Schaltfläche eine beliebige vorhandene Zählerdateien auswählen oder im Adminmodus auch eine neue Zählerdatei erstellen. Zum Erstellen neuer Zählerdateien geben Sie im "ReNoNet Zählerdatei wählen" Dialog einfach einen neuen, noch nicht vorhandenen Dateinamen ein und klicken auf "Öffnen". Alle Zählerdateien werden automatisch gespeichert, sobald Sie die Datei wechseln oder den Dialog mit "OK" beenden.
   
• Beschreibung: Optionales Feld, mit dem für jede Zählerdatei eine kurze Erläuterung oder ein Hinweis eingegen werden kann. So ist es einfacher möglich, die Nummernkreise von einander zu unterscheiden. Im Clientmodus (siehe Abb. 3b) werden die Hinweise nur lesend angezeigt.
   
• Ordner mit Logdatei: Es empfiehlt sich hier einen zentralen, freigegebenen Ordner im Netzwerk auszuwählen, in dem ReNoNet seine Logdatei abspeichern kann. Standardmäßig wird das lokale Installationsverzeichnis ausgewählt.
   

Abb. 3b: ... und im Clientmodus

Wichtiger Hinweis für den Adminmodus: Solange der Dialog Optionen im Adminmodus geöffnet ist, werden zwischenzeitliche Zähleränderungen nicht berücksichtigt!

Dialog Optionen: Nummernkreise (Admin- und Clientmodus)

Auf dem Karteireiter Nummernkreise (siehe Abb. 4) können Verweise zu Zählerdateien angelegt werden, die in der ReNoNet Symbolleiste (siehe Abb. 1) für den schnellen Wechsel zwischen Nummernkreisen ausgewählt werden können. Die Liste der in der Symbolliste angezeigten Nummernkreise wird über diesen Karteireiter erweitert. Mit den Symbolen am unteren Rand kann die Liste verwaltet werden (Die entsprechenden Tastatur ShortCuts zu den Funktionen werden in den QuickInfos der Symbole angezeigt).

• Eintrag hinzufügen: Fügt eine neue ReNoNet Zählerdatei zur Liste hinzu. Die Datei muss zuvor unter Pfade erstellt worden sein. Für jeden Eintrag muss außerdem ein eindeutiger Bezeichner angegeben werden, der den Nummernkreis identifiziert (z.B. Firmenname oder Projektnummer).
• Eintrag entfernen: Entfernt den Verweis auf eine Zählerdatei. Die Zählerdatei selbst wird nicht gelöscht.
• Eintrag bearbeiten: Erlaubt das Bearbeiten eines bereits vorhandenen Eintrags in der Liste; Bezeichner und Dateinamen können gewechselt werden.
• Eintrag nach oben: Verschiebt den ausgewählten Eintrag um eine Zeile nach oben.
• Eintrag nach unten: Verschiebt den ausgewählten Eintrag um eine Zeile nach unten.

Abb. 4: Liste für den Schnellzugriff auf Nummernkreise

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Hinweise und Verwaltung

Installation: In der Registry werden durch das Setup-Programm nur die benötigten Einstellungen für Word und Excel registriert (der DLL-Server und die TypeLibrary). Sämtliche lokale Einstellungen werden im Installationsverzeichnis gespeichert.

INI-Dateien: Das Add-In legt für alle Einstellungen INI-Dateien an: renonet.ini (Pfadinformationen und Installationsmodus) und renonet_counter.ini (Zählerdatei). Die renonet.ini muss immer im Installationsverzeichnis des Add-Ins bleiben. Die renonet_counter.ini kann im Optionen Dialog unter "Pfade" beliebig gewählt werden. Die aktive Zählerdatei wird in der renonet.ini gespeichert.

Tipp zur renonet.ini im Clientmodus: Wenn alle Clientarbeitsplätze den gleichen Zugriff auf eine Zählerdateien haben, brauchen Sie nach der Add-In Installation im Clientmodus nur noch eine bereits bestehende "renonet.ini" Datei mit gültigen Einstellungen in den jeweiligen Installationsordner kopieren. Das manuelle Konfigurieren des Add-Ins entfällt somit.

Tipp zum Verteilen von Nummernkreisen: Die Nummernkreise werden in der Datei "nummernkreise.txt" gespeichert. Ähnlich  wie die "renonet.ini" kann diese Datei einfach von einem Arbeitsplatz auf einen anderen kopiert werden. So lassen sich die Nummernkreise leichter verteilen.

Installationsmodus ändern: Der Installationsmodus kann nach der Installation durch das editieren der renonet.ini Datei geändert werden. Dazu dient der Schalter AdminMode. AdminMode=0 bedeutet ReNoNet im Clientmodus ausführen, AdminMode=1 steht für den Adminmodus.

Manuelles Entsperren: Solange der Dialog Optionen im Adminmodus geöffnet ist, wird die aktive Zählerdatei zum Schutz vor zwischenzeitlichen Zähleränderungen gesperrt. Eine gesperrte Zählerdatei kann über den Schalter IsLocked entsperrt werden. IsLocked=1 bedeutet, dass die INI-Datei gesperrt ist, IsLocked=0 weist auf eine entsperrte Datei hin.

Logdatei und Deinstallation: Zusätzlich wird eine LOG-Datei erzeugt, die neben der Rechnungsnummer auch Datum, Uhrzeit und Benutzernamen speichert, sobald das Einfügen Symbol geklickt wird. Bei einer Deinstallation des Add-Ins bleiben INI- und LOG-Datei erhalten. Diese müssen ggf. manuell gelöscht werden.

Erweiterungen: Das Add-In kann auf Wunsch beliebig erweitert werden. Weitere Rechnungsnummerformate oder Features, etc. sind denkbar und einfach umsetzbar. Teilen Sie uns einfach Ihren Wunsch mit - eine kurze E-Mail genügt.

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Revision/History

2004-08-17 | V 1.1.0 :: Schnellzugriff auf Nummernkreise sowie kleinere Verbesserungen
2004-08-12 | V 1.0.2 :: Bedarfsgesteuertes Laden des Add-Ins funktioniert wieder
2004-06-29 | V 1.0.1 :: Neue Locking Funktion; Windows 98/ME INI-Datei Unterstützung
2004-04-01 | V 1.0.0 :: Erstes öffentliches Release der Netzwerkversion ReNoNet

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Hintergrund

Zum rechtlichen Hintergrund: Das vom Bundesrat verabschiedete Steueränderungsgesetz 2003 ist seit dem 1. Januar 2004 mit einigen neuen Regelungen zu den Angaben auf Rechnungen in Kraft getreten:

• Der leistende Unternehmer hat ab dem 01.01.2004 eine fortlaufende Rechnungsnummer auf seinen Rechnungen zu vergeben.
• Anstatt seiner Steuernummer kann wahlweise die vom Bundesamt für Finanzen vergebe Umsatzsteuer-Identifikationssnummer angegeben werden (§ 14 UStG).
• Ausnahmen gelten wie bisher bei Kleinbeträgen bis 100 EUR (§ 33 UStDV).

Zu den weiteren Änderungen (z.B. Schonfristen), die sich durch das Steueränderungsgesetz 2003 ergeben, nehmen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater Kontakt auf.

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Weitere Informationen

Weitere Informationen (Einsatz in Makros, etc.) zu ReNo und ReNoNet sind online verfügbar.